E-doręczenia to cyfrowa forma komunikacji obywateli oraz przedsiębiorców z administracją publiczną (podmiotami publicznymi). Nowa forma ma być równoważna z dotychczasową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub z doręczeniem osobistym. Dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano tzw. publiczną usługę hybrydową (PUH). Korespondencja ze strony podmiotów publicznych, w takich wypadkach, ma docierać w formie papierowej, choć w urzędach będzie zapisana cyfrowo.
Doręczenie elektroniczne może być powiązane albo z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez tzw. operatora wyznaczonego (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.), z której korzystać będą podmioty publiczne oraz niektóre podmioty niepubliczne, albo z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez prywatnych dostawców usług zaufania.
Na potrzeby e-doręczeń utworzona została baza adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. BAE zawiera zamknięte katalogi danych dotyczące trzech kategorii podmiotów:
- publicznych,
- niepublicznych będących osobą fizyczną oraz
- niepublicznych niebędących osobą fizyczną.
Przetwarzane w BAE dane identyfikują w sposób wystarczający podmiot, którego dotyczą.
Podstawy prawne dla e-doręczeń
E-doręczenia uregulowane zostały przede wszystkich w dwóch aktach prawnych:
- w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045) oraz aktach wykonawczych do przedmiotowej ustawy.
- w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS) (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73).
Z perspektywy tysięcy osób i podmiotów zobligowanych do posiadania skrzynek w ramach e-doręczeń, znaczenie ma również Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. poz. 1078), który wskazuje 1 stycznia 2025 r., jako dzień wdrożenia systemu e-doręczeń, dla pierwszej grupy podmiotów.
Kluczowe daty – Harmonogram obowiązku stosowania e-doręczeń
1 stycznia 2025 r.
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek stosowania e-doręczeń ciążyć będzie na następujących podmiotach:
- osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza);
- podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r.;
- podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
- organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
- inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
- Narodowy Fundusz Zdrowia;
- agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych;
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
1 kwietnia 2025 r.
Podmioty niepubliczne wpisane do rejestru, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (rejestr przedsiębiorców), przed dniem 1 stycznia 2025 r.
1 lipca 2025 r.
Podmioty niepubliczne nieposiadające adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do dnia 31 grudnia 2024 r., składające w okresie od dnia 1 lipca 2025 r. do dnia 30 września 2026 r. wniosek o zmianę wpisu, są obowiązane do:
- przekazania danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo
- przekazania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczoną przez kwalifikowanego dostawcę oraz danych niezbędnych w celu wpisania tego adresu do bazy adresów elektronicznych, albo
- wystąpienia do ministra właściwego do spraw informatyzacji z wnioskiem o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
1 października 2026 r.,
Podmioty niepubliczne nieposiadające adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG), z wyłączeniem podmiotów, o których mowa w art. 152 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, są obowiązane uzyskać wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych w terminie do dnia 30 września 2026 r.
1 października 2029
Dopiero od 1 października 2029 r. obowiązek e-doręczeń obejmie:
- sądy,
- trybunały,
- komorników,
- prokuratury,
- organy ścigania,
- Służbę Więzienną,
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitarne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej.
Warto też wspomnieć, że Ministerstwo Cyfryzacji cały czas pracuje nad systemem e-doręczeń, przygotowując plan naprawczy oraz działania wspomagające wdrożenie e-Doręczeń w podmiotach publicznych, a także kolejne zmiany legislacyjne.
Źródło: www.wolterskluwer.com/pl-pl/