Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z elektronicznej formy wymiany dokumentów. Czy otrzymany w formacie PDF skan faktury daje możliwość odliczenia podatku VAT jego nabywcy?
Skan faktury a e-faktura
Przy wysyłaniu faktury w formie elektronicznej niezbędne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Poprzez autentyczność pochodzenia faktury, należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza natomiast, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.
Każdy przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, że przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. Wystarczy, że kontrahent nie wyrazi sprzeciwu wobec dostarczania faktur w takiej właśnie formie – zgoda domniemana. Co ważne, w każdym momencie może z niej również zrezygnować. Faktura wystawiona w formie papierowej, a następnie zeskanowana i wysłana mailem w formacie PDF – nie będzie stanowić e-faktury. Będzie natomiast dokumentem wysłanym w formie elektronicznej.
Skan faktury – dokument księgowy
W obecnym stanie prawnym dopuszcza się otrzymywanie faktur w formacie PDF, które mają postać skanu. Pod względem podatkowym otrzymanie skanu jest równoznaczne z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostaną zachowane warunki wymienione w art. 106m ustawy o VAT, a więc zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT ze skanu faktury w zakresie, w jakim zakup został dokonany w związku z wykonywaniem działalności opodatkowanej VAT, jeśli nie występują przesłanki wymienione w art. 88 ustawy o VAT, wykluczające prawo do odliczenia VAT z faktury.
Przesyłanie oraz przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej pozwala zaoszczędzić wiele czasu oraz eliminuje problemy związane z przechowywaniem dokumentów w formie papierowej. Jeśli skany dokumentów umożliwiają w pełni odczytać treści zawarte w oryginalnych dokumentach, zabezpieczone są przed ich modyfikowaniem, nie ma podstaw ku temu, aby zabraniać tej formy ich przekazywania. Nie ma również podstaw, aby dokumenty takie nie mogły stanowić podstawy do ujęcia wydatku w kosztach czy odliczenie podatku VAT, jeśli dokumentują zdarzenie, które faktycznie zaistniało.
Żródło: www.bizin.pl