Prowadząc własną firmę może zdarzyć się sytuacja, w której zaginie lub ulegnie zniszczeniu faktura dokumentująca zakup towarów bądź wykonanie usługi. W takiej sytuacji podatnik może zgłosić się do sprzedawcy w celu wystawienia duplikatu faktury.
Kiedy można wystawić duplikat faktury
Zgodnie z ustawą o VAT, gdy faktura ulegnie zniszczeniu lub zaginie, podatnik lub osoba trzecia, upoważniona przez niego do wystawiania faktur, może wystawić ponownie fakturę. Taki dokument wówczas traktowany jest na równi z pierwotną fakturą.
Sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat faktury za każdym razem, gdy z takim wnioskiem wystąpi do niego kontrahent. Nie zostało określone jak powinien wyglądać taki wniosek – przyjmuje się, że wnioskiem jest każda prośba wystosowana przez nabywcę zarówno na piśmie, elektronicznie lub przez telefon.
Duplikat faktury – obowiązkowe dane
Dane zawarte na duplikacie faktury muszą być takie same jak te, które znajdowały na fakturze pierwotnej. Dodatkowym elementem, który może zostać zawarty na dokumencie jest adnotacja “Duplikat” oraz data jego wystawienia.
Prawo do odliczenia VAT a duplikat faktury
Odliczenia podatku VAT dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.
W sytuacji gdy przedsiębiorca odliczył VAT z faktury źródłowej duplikat będzie stanowić jedynie potwierdzenie zaksięgowanej transakcji, który należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową. Dokument nie powinien zostać ponownie wykazany w rejestrze VAT.
Jeżeli przedsiębiorca w ogóle nie otrzymał faktury, a tym samym nie odliczył podatku VAT, wówczas otrzymany duplikat będzie stanowił podstawę do odliczenia podatku w okresie jej otrzymania lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenie miesięczne) lub dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenie kwartalne).
Jeżeli natomiast podatnik był w posiadaniu faktury pierwotnej, a następnie dokument zaginął lub uległ zniszczeniu to otrzymanie duplikatu nie spowoduje ponownego prawa do odliczenia VAT.
Koszty uzyskania przychodów a duplikat faktury
W przypadku gdy przedsiębiorca nie otrzymał faktury źródłowej, wówczas momentem poniesienia kosztu jest data wystawienia duplikatu faktury. Bowiem w tej sytuacji jest to dokument, uprawniający do zaliczenia wydatku w kosztach podatkowych.
Analogicznie wygląda sytuacja, gdy podatnik zdążył ująć w kosztach uzyskania przychodów. W takim przypadku, duplikat faktury stanowi jedynie potwierdzenie zawartej transakcji, który należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową.
Duplikat faktury za lata poprzednie
Jeżeli koszt dokumentowany za pomocą duplikatu dotyczy ubiegłego roku podatkowego, konieczne wówczas będzie ujęcie kosztu w roku, w którym powinna zostać faktura pierwotna pod warunkiem, że przedsiębiorca nie ujął wcześniej kosztu na podstawie faktury źródłowej. Jeżeli została już za ten okres złożona w US deklaracja roczna, konieczne będzie sporządzenie korekty.
Źródło: www.bizin.pl