JAK KORZYSTAĆ Z PLATFORMY KSEF?

Szanowni Państwo,
System e-Faktur umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Od 2022 roku KSeF funkcjonuje w obrocie gospodarczym jako jedna form dokumentowania transakcji wraz fakturami papierowymi oraz fakturami elektronicznymi. Jak zatem można korzystać z platformy udostępnionej przez Ministerstwo Finansów?

Uwierzytelnienie

Podatnik może skorzystać z platformy KSeF po wcześniejszym uwierzytelnieniu się w systemie. W przypadku podatników będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest automatycznie przypisane do osoby będącej podatnikiem. Tym samym osoba fizyczna nie musi nic zgłaszać.

W przypadku osób fizycznych można dokonać uwierzytelnienia poprzez, autoryzację podpisem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

W wyjątkowych przypadkach osoba nieposiadająca podpisu kwalifikowanego może dokonać rejestracji za pomocą tzw. odcisku palca podpisu za pomocą zawiadomienia ZAW–FA.

Natomiast w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Wskazana osoba będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Przygotowywanie faktur sprzedażowych

Podatnik korzystający z KSeF musi się przygotować do wystawiania faktur sprzedażowych. W przypadku tych faktur proces składa się z następujących kroków:

Przygotowanie merytoryczne faktury.

Przygotowanie techniczne faktury.

Autoryzacja użytkownika.

Wysyłka faktury do KSeF.

Walidacja faktury i jej przyjęcie do KSeF (można także dokonać odrzucenia).

Nadanie numeru referencyjnego.

Przygotowanie merytoryczne faktury obejmuje określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy xsd. Przygotowanie techniczne faktury polega na przetworzeniu zbioru danych do postaci pliku xml zgodnego ze schemą xsd.

Po wypisaniu faktury następuje jej wysyłka. Faktura jest walidowana, przez system i dopiero później przyjęta. Może być ona także odrzucona. 

Buforowanie faktur

Wysłanie faktury do systemu KSeF powoduje, że nie można już jej poprawić w inny sposób niż poprzez wystawienie faktury korygującej. Pewnym rozwiązaniem jest buforowanie faktur. Buforowanie to przygotowanie faktur przez automaty w rzeczywistym czasie, a następnie wysłanie do KSeF zestawu faktur przez użytkownika posiadającego uprawnienia, np. podpis elektroniczny. 

Faktury zakupowe

Podatnicy będą mogli pobierać faktury zakupowe w postaci plików xml.. Weryfikacja merytoryczna faktury zakupowej w przypadku faktur wystawianych w KSeF staje się istotna ze względu na to, że faktury te uznane są za wystawione i otrzymane w momencie nadania im numeru identyfikującego w KSeF.

Ważne podkreślenia jest to, że w przypadku błędu w NIP będzie go można poprawić tylko poprzez wystawienie faktury korygującej do zera. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.

Źródło: www.bizin.pl