Coraz więcej przedsiębiorców rezygnuje z tradycyjnych metod prowadzenia działalności i zaczyna korzystać z księgowości online i elektronicznej wysyłki faktur. Ma to wiele zalet, a jedną z najważniejszych jest niewątpliwie łatwość znalezienia odpowiedniego dokumentu przy pomocy kilku kliknięć.
Faktury elektroniczne
Żeby dokument przesłany lub udostępniony online, mógł być fakturą elektroniczną musi spełniać następujące warunki:
- wszystkie dane muszą być zapisane w formacie cyfrowym, w taki sposób, aby ich przetworzenie i wymiana pomiędzy kontrahentami następowała natychmiastowo,
- zawiera wszystkie potrzebne dane, które muszą znaleźć się na fakturze.
Nie każda faktura wystawiona w formie elektronicznej jest e-fakturą. Te faktury które zostały wygenerowane przez program do tworzenia faktur oraz zostały wydrukowane, wysłane/otrzymane w formie papierowej, z definicji nie mogą być fakturami elektronicznymi. Natomiast dokumenty w formie papierowej, zeskanowane i przesłane/otrzymane e-mailem, można nazwać fakturami elektronicznymi jżeli spełniają wyżej przedstawione warunki.
W formie elektronicznej oprócz faktur można także przesyłać noty i faktury korygujące, faktury wewnętrzne a także duplikaty faktur. Chcąc wystawić fakturę online, potrzebna jest akceptacja jej odbiorcy (art. 106n ustawy o VAT). Jeżeli jedna firma wysyła odbiorcy więcej faktur, wspólne dane dla wszystkich dokumentów mogą być podane tylko jeden raz. Pamiętając przy tym, aby zachować wszystkie elementy, jakie obowiązują w przypadku faktur papierowych.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur
Autentyczności pochodzenia faktury to nic innego jak pewność podatnika dotycząca tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność dotyczy danych zawartych w fakturze oraz faktu, że nie zostały one zmienione i są prawdziwe. Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność elektronicznej faktury podlegają kontrolom biznesowym. Zasady te dotyczą zarówno faktur tradycyjnych, jak i elektronicznych.
Przechowywanie faktur elektronicznych
Sposób przechowywania faktur elektronicznych przez przedsiębiorcę zależy jedynie od niego. Może je wydrukować, zapisać maila z ich wersjami elektronicznymi lub mogą one zostać tylko w formie papierowej. Dla własnego bezpieczeństwa warto jest zachować maila oraz posiadać faktury w formie papierowej – w przypadku zniszczenia papierowych faktur, istnieje dowód posiadania faktur w wersji elektronicznej. Wart pamiętać, że przechowywane faktury muszą być podzielone na okresy rozliczeniowe w taki sposób, aby dostęp i odszukanie ich było proste. Nie ma przeciwwskazań, aby faktury elektroniczne przechowywane były za granicą, jednak w takim wypadku podatnik musi zapewnić do nich dostęp on-line.
E-Faktury w Bizin.pl
Więcej informacji o wystawianiu faktur elektronicznych znajdziesz w artykule: Faktury elektroniczne.
Źródło: www.bizin.pl