Czas przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów księgowych
Zgodnie z Ordynacją podatkową podatnicy którzy zobowiązani są do prowadzenia ksiąg podatkowych muszą przechowywać księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
Do tego typu dokumentów można zaliczyć księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję przychodów. Dodatkowo przechowywanie dokumentów firmowych związanych z księgowością firmy obejmuje:
- rejestry VAT,
- dowody księgowe – faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe,
- ewidencje środków trwałych,
- ewidencje przebiegu pojazdu,
- dokumenty inwentaryzacyjne
Jak wynika z Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dzięki ujednoliceniu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych przechowywanie dokumentów firmowych nie jest zależne m.in. od poszczególnych dat wystawienia, ale łączy się je w poszczególne lata podatkowe.
Przechowywanie dokumentów z ZUS
Drugą grupą dokumentów istotnych z punktu widzenia przechowywania są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. Kwestia ta została uregulowana ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych.
Zgodnie z ustawą kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Termin ten dotyczy deklaracji ZUS przekazanych począwszy od 1 stycznia 2012 roku. Dla deklaracji ZUS przekazanych do 31 grudnia 2011 roku obowiązuje poprzedni termin przechowania dokumentów wynoszący 10 lat.
Przechowywanie dokumentów kadrowych
Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy. Zgodnie z nim obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentów firmowych związanych ze stosunkiem pracy (np. imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego) oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W myśl ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
W myśl ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach okres przechowywania pozostałych dokumentów pracowniczych wynosi 50 lat.
ŹRÓDŁO: bizin.pl