Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do archiwizowania dokumentacji w tym również paragonów fiskalnych, na wypadek ewentualnej kontroli. Przez jaki okres czasu przedsiębiorca musi przechowywać dokumentację księgową?
Przechowywanie dokumentów księgowych
Na przedsiębiorcach spoczywa określony przepisami prawa obowiązek przechowywania dokumentów wszelkich dokumentów księgowych przez określony okres. Do dokumentów tych zalicza się:
- podatkowa księga przychodów i rozchodów
- ewidencje
- rejestry sprzedaży i zakupów VAT
- dowody księgowe
- spis z natury
- sprawozdania finansowe
Zgodnie z Ordynacją podatkową przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe, mają obowiązek przechowywania ich wraz z innymi dokumentami związanymi z prowadzeniem tych ksiąg do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumentacja księgowa powinna być zatem przechowywana przez okres 5 lat.
Przez jaki okres czasu należy przechowywać paragony fiskalne?
Co do zasady każda sprzedaż na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna zostać obowiązkowo zarejestrowana na kasie fiskalnej. Wyjątkiem są sytuacje, gdy sprzedawca korzysta z podmiotowego zwolnienia z kasy ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (20 000 zł) lub z zwolnienia przedmiotowego ze względu na rodzaj prowadzonej działalności.
Paragony fiskalne wchodzą w skład dowodów księgowych, gdyż dokumentują transakcję sprzedaży zawartą pomiędzy firmą a osobą prywatną. Paragon fiskalny zawiera podstawowe dane dotyczące zawartej transakcji m.in.:
- nazwę sprzedawcy i jego NIP
- datę oraz godzinę sprzedaży
- nazwę towaru/usługi
- kwoty podatków według poszczególnych stawek
- łączną kwotę podatku
- kwotę należności
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania paragonów raportów okresowych przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przechowywanie paragonów w wersji papierowej
Wszystkie dokumenty fiskalne muszą być zabezpieczone przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem oraz przechowywane w sposób uniemożliwiający ich modyfikację. Przepisy nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku przechowywania paragonów lub raportów okresowych w formie papierowej pod warunkiem posiadania kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii paragonów, która umożliwia dostęp do wystawionego paragonu bez zbędnej zwłoki.
Elektroniczna kopia paragonów
Od stycznia 2020 roku niektóre branże są zobowiązane do wprowadzenia kasy fiskalnej online. Kasy te są wyposażone w funkcję umożliwiającą przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Oznacza to, że od momentu wprowadzenia w prowadzonej działalności kasy fiskalnej online przedsiębiorców nie dotyczy obowiązek przechowywania paragonów fiskalnych, ponieważ wszystkie dane dotyczące zarejestrowanej sprzedaży są przesyłane bezpośrednio do KAS i dostępne dla organów kontroli w Centralnym Repozytorium Kas.
Źródło: www.bizin.pl